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从企业邮箱的一封电子邮件的质量,可以看出一个职场人的专业程度

快帮云  2019-05-06

夫妻自拍啪啪啪  6月10日消息 现如今,企业邮箱已经是职场人必备的通讯工具之一了。尽管在微信、QQ等即时交流工具大行其道的今天,电子邮件依然具有它的不可替代性。

  

  使用电子邮件的好处有很多:

  

  1.存储空间大

  

夫妻自拍啪啪啪  邮箱的邮件存储量显然早已赶超我们的传统报箱,随着存储空间的加大,有些电子邮箱甚至可以达到存储上千G的空间,足够存储我们在职场多年的往来邮件。

  

  2.存储时间长

  

  它不会像微信那样经常性发生文件失效等情况,一般情况下,只要不是自己手动删除,邮箱不会随意清空文件。

  

  3.专业性

  

夫妻自拍啪啪啪  有些大单位会在自己的网站上为员工统一开通邮件服务,所有员工的邮箱都是统一后缀,这样既显得专业,也便于单位管理。此外,单位开通的专业邮箱通常具有超大附件功能,便于员工开展工作。

  

  从一封电子邮件的质量,可以看出一个职场人的专业程度。写电子邮件也有其技巧所在,下面从基本事项、正文内容、如何提高邮件打开率、发错了怎么补救以及其他注意事项等几部分聊聊如何写一封专业的电子邮件。

  

  1.基本事项

  

  1.1 先放附件

  

夫妻自拍啪啪啪  很多人的习惯是上来先写邮件题目、邮件正文,最后再添加附件。这样做的坏处是,容易在正文写完后直接发出而忘记添加附件。

  

夫妻自拍啪啪啪  因此,建议在有附件的情况下,先添加附件再写内容,就可以避免忘记添加附件的情况发生了。

  

  1.2 修改标题

  

夫妻自拍啪啪啪  现在很多企业邮箱都有智能标题功能,在上传附件后,根据附件的题目自动生成邮件标题。但有时附件的题目并不能概括整个邮件的内容,所以在传完附件后务必修改标题。

  

  如果写完正文觉得题目不够贴切,可以再二次修改标题。

  

  1.3 起草内容

  

夫妻自拍啪啪啪  改完标题之后就可以起草邮件正文了,具体起草的要求后面再细说。

  

  1.4 个性签名

  

夫妻自拍啪啪啪  为自己的邮件添加一个个性签名,位置最好放在正文的左下角。邮件正文内容都是从左向右阅读的,因此放在左下角比右下角能带来更好的阅读体验。

  

  签名内容可以包括单位名称、地址、姓名、联系电话,以便收件人后续联系,即使是之前已经给过联系方式的联系人,在邮件最后附上联系方式也可以省去对方看完邮件想直接联系时,现查电话号码的麻烦。

  

  1.5 填写收件人地址

  

  全部内容都搞定后,确认无误再添加收件人的地址。

  

  2.正文内容

  

  2.1正文结构

  

  正文的结构应注意结论现行,在邮件伊始就直抒胸臆阐明写信的理由,重点突出。可以通过观点-案例-总结的结构来论述全文,先抛出观点,再具体解释说明,最后重述重点,最大限度减少双方沟通上的理解性障碍。

  

夫妻自拍啪啪啪  如果是根据之前讨论内容进行的回复性质的邮件,可以在开头重述问题,以便收件人忆起讨论情况。

  

  2.2 列清提纲

  

  在一封邮件里沟通多件事情时,可以就不同事项罗列小标题,以便对方阅读时一目了然。

  

  除了用列小标题的方式罗列事件外,还可以运用5W1H的方法可以快速缕清事件。5W1H就是通过阐述Who(谁)、What(何事)、When(何时)、Where(何地)、Why(为什么)和How(如何解决),来阐述事实。

  

夫妻自拍啪啪啪  Who,即确认项目与谁有关,明确责任人。

  

夫妻自拍啪啪啪  What,即说清事件内容。

  

  When,即设定时间。对项目沟通要确定deadline,没有明确截止日期的邮件很可能收不到回复。如果是会议,务必写清会议地点。

  

夫妻自拍啪啪啪  Where,即设定地点。务必写清项目地点、会议地点。

  

  Why,即为什么这件事这么重要。说明这个项目与收件人有何关系,对团队及整个单位的重要性等。

  

夫妻自拍啪啪啪  How,即解决问题的方式。尽可能提出解决问题可以采取的建设性建议。

  

  用5W1H的方式列出提纲,可以保证全文不会漏掉的重要信息。

  

  3.提高邮件打开率

  

夫妻自拍啪啪啪  邮件太多的时候,为避免对方未及时阅读邮件而耽误项目进展,可以在题目加上标记,如【重要】【紧急】【请尽快回复】等字样,提醒对方务必及时阅读此邮件。

  

  4.如果发错了怎么补救

  

夫妻自拍啪啪啪  有些邮箱有及时撤回功能,在发出邮件的规定时间内如果发现有误,可以及时撤回。但要注意的是,有的邮箱可能会让对方收到一封“对方已撤回邮件”的提醒。

  

夫妻自拍啪啪啪  如果没有撤回功能,可以尽快重发一封与之前相同题目的邮件,并在标题上标注【以此邮件为准】,以免对方混淆。

  

  5.其他注意事项

  

  5.1 如果是讨论有争议的话题,建议由邮件讨论改为会议讨论,这样会更高效。沟通的最佳方式是见面沟通优于电话沟通,电话沟通优于邮件沟通。

  

夫妻自拍啪啪啪  5.2 如果邮件中含有附件,可以在正文最后提醒对方查看附件。

  

夫妻自拍啪啪啪  5.3 如果有相关人员需要抄送,可以在抄送栏中添加其地址。

  

  5.4 电子邮件内容具有一定的私密性,作为一名专业的职工,尽量避免将邮件内容转发给无关人员,以免不经意间泄漏公司机密。

  

夫妻自拍啪啪啪  总之,企业邮箱的主要功能是用于沟通,除了基本的注意事项外,尽量选择简洁清晰的语言或词汇代替长篇大论,即明确目标又可以减少收信人的阅读压力。掌握了这些技巧,在邮件沟通中就可以达到事半功倍的沟通效果。

  

  QQ企业邮箱、企业邮箱、腾讯企业邮箱。


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